Avec WebCyrAdm, vous disposez d’un outil puissant vous permettant d’effectuer vous-même la plupart des opérations de gestion du courrier électronique sous votre domaine.

Cela signifie qu’une mauvaise manipulation peut avoir des conséquences importantes.

• En particulier, il vous est recommandé de faire très attention aux risques de création de « boucles » dans le circuit suivi par le courrier électronique, c’est-à-dire une succession d’un certain nombre d’aliasses redirigeant les uns sur les autres. Même s’il existe certains outils pour limiter les dégâts de ce genre de constructions, c’est typiquement un des moyens existants pour mettre par terre un serveur.

• Simplicité. Plus généralement, la multiplicité des outils proposés (aliasses, aliasses multiples, redirections,...) ne doit pas vous inciter à compliquer sans raison l’architecture de votre réseau de distribution du courrier électronique. N’oubliez pas que les personnes qui seront amenés à utiliser ces outils ne seront pour la plupart pas avertis de ses subtilités.

• Cohérence. Nous vous suggérons aussi de nommer vos adresses de manière cohérente. Par exemple, si vous décidez d’utiliser le schéma prenom.nom@votredomaine.tld pour les adresses personnelles, tenez-vous y et ne créez pas d’adresse prenom_nom@votredomaine.tld ou prenomnom@votredomaine.tld ou encore nom.prenom@votredomaine.tld.

• N’abusez pas des aliasses. Sauf si vous avez une bonne raison de créer des aliasses, n’attribuez qu’une seule adresse par personne. C’est notamment une manière de réduire l’exposition de votre domaine au spam (certains robots de spam testent systématiquement des milliers de combinaisons sur tous les domaines qu’ils rencontrent afin de trouver des adresses valides). Cela concourt également à la simplicité du nommage sur votre domaine.

• Responsabilite. La gestion de comptes de courrier électronique implique une responsabilité vis-à-vis de vos utilisateurs et du public, sans doute bien plus délicate que pour tout autre service. Respectez scrupuleusement la netiquette (particulièrement en matière de confidentialité), évitez tout comportement abusif (par exemple, si vous souhaitez clôturer le compte d’un utilisateur, donnez-lui quelques jours de préavis pour lui permettre de récupérer ses données et de prévenir ses contacts de son changement d’adresse), ne créez jamais, dans votre architecture, de constructions « perverses », susceptibles de désorienter les utilisateurs du service ou leurs correspondants : par exemple, ouvrir une adresse mail au nom d’une personne ne dirigeant pas ou pas seulement vers cette personne est à éviter, car cela constitue un manque de respect de la vie privée, les utilisateurs de cette adresse n’étant pas nécessairement avertis de qui est son utilisateur réel.

Merci à vous de tenir compte de ces remarques.

• Dans l’interface choisissez le lien « comptes » en face du domaine sous lequel vous souhaitez créer un nouveau compte.

• Cliquez sur « Ajouter un nouveau compte »

• Précisez l’adresse mail souhaitée (vous pourrez ajouter d’autres adresses sur ce compte ultérieurement), précisez le quota d’espace disque souhaité (en restant dans la limite qui vous a été allouée), un mot de passe (à indiquer deux fois) puis poussez sur le bouton « envoyer ».

• Transmettez ensuite à l’utilisateur du compte les données dont il a besoin, à savoir :
  • Son login (« Nom du compte ») qui — attention ! — est différent de son adresse mail. Ce login sera systématiquement du type dom0018 où « dom » est l’identifiant du domaine utilisé (en général en abrégé) et où les quatre chiffres qui suivent sont
  • Son mot de passe. Demandez également à l’utilisateur de modifier — lui-même — son password à l’aide de la page Options / Change password dans le webmail. Une fois cette opération effectuée par l’utilisateur, vous n’aurez plus accès au contenu de sa boîte mail autrement qu’en changeant son mot de passe d’autorité (ce dont il se rendra alors compte).
  • Le nom du serveur mail — mail.agora.eu.org — auquel il doit se connecter pour recevoir son courrier électronique avec les protocoles POP3 ou IMAP.
  • Un lien vers la page de la FAQ consacrée au courrier électronique, où il pourra trouver des informations utiles : http://agora.eu.org/faq/courriel.html

Un « compte mail » est un service complet de gestion du courrier électronique — le courrier électronique reçu sur un compte mail est physiquement stocké sur le serveur. Un compte mail appartient à un utilisateur (qui peut se connecter à son compte à l’aide d’un login et mot de passe).

Un « alias » est seulement une instruction permettant la redirection d’une adresse vers une autre. Il ne génère aucun stockage du courrier (c’est juste un « tuyau »). Il est également possible de créer des alias multiples, permettant de créer des « mini-mailing-list » : en redirigeant une adresse vers plusieurs destinataires, cette adresse devient un moyen facile de communiquer vers ou entres ces différents destinataires.

Cette option permet de faire en sorte que tous le courrier électronique envoyé sur n’importe quelle adresse sur le domaine (à l’exception des adresses explicitement déclarées par ailleurs, en tant que comptes ou en tant qu’aliasses) soient récupérés par une seule adresse (catch-all).

Sauf besoins très particuliers, nous vous déconseillons fortement de l’utiliser. Pour plusieurs raisons :

• C’est la porte ouverte au spam. Les spammeurs tentent souvent d’envoyer des mails au hasard sur le domaine. Cela aura pour conséquence de submerger régulièrement votre boîte mail. Mais surtout, s’ils ne reçoivent pas de messages d’erreurs aux mails qu’ils envoient sur votre domaine, il est possible que les spammeurs en déduisent que les boîtes sur lesquelles ils ont posté existent réellement et intensifient donc leurs envois.

• Cela peut représenter une indiscrétion à l’égard des utilisateurs du courrier électronique sous votre domaine. Dans le cas où le correspondant d’un de vos utilisateurs se trompe d’adresse (une simple faute de frappe suffit pour cela), il est préférable d’éviter qu’il vous soit transmis. Au contraire, ce mail mal adressé doit susciter l’envoi d’un message d’erreur au destinataire, qui pourra alors renvoyer ledit courriel (c’est bien entendu ce qui se passe quand le catch-all n’est pas activé).

Il est fortement conseillé d’utiliser le protocole HTTPS (Secure HTTP ; protocole http crypté par SSL). Pour ce faire, il suffit de veiller à se connecter à l’adresse suivante :